Mẹo Office hay và hữu dụng

Trong bài này chúng tôi sẽ tổng hợp và giới thiệu 10 mẹo được cho là hay và hữu dụng trong lĩnh vực Office.

1. Soạn thảo tài liệu word trong chế độ Print Preview

Print Preview cho phép bạn kiểm tra tài liệu trước khi in ra. Bạn có thể xem tất cả mọi thứ, từ định dạng, các cột, ảnh, header, footer,… Chắc hẳn sẽ thú vị hơn nếu bạn có thể thay đổi ngay tại địa điểm này, trong trong chế độ Print Preview? Câu trả lời là bạn hoàn toàn có thể thực hiện điều đó. Rất đơn giản, bạn chỉ cần kích biểu tượng Magnifier trong thanh trạng thái Print Preview để vô hiệu hóa công cụ đó. Trong  Word 2007, hủy chọn Magnifier trong nhóm Preview trên thanh công cụ Print Preview. Khi thực hiện xong, con trỏ chuột sẽ vẫn nằm ở vị trí mà bạn soạn thảo trong chế độ bình thường (Normal view).

Cách thức thực hiện có đôi chút thay đổi trong Word 2010. Bạn cần thêm lệnh Print Preview Edit Modevào Quick Access Toolbar. Các bước thực hiện tiếp theo không chính xác như những gì được giới thiệu ở trên những cũng gần giống như vậy.

2. Tìm và thay thế cách chèn một đoạn văn bản mới

Các mẹo tìm và thay thế (Find và Replace) luôn được nhiều người ưa thích vì chúng mang lại khá nhiều tiện lợi, chẳng hạn như chèn vào một đoạn văn bản mới. Cho ví dụ, để chèn vào một tiêu đề mới được thay đổi vào sau những nơi có tên bạn xuất hiện trong tài liệu, bạn có thể tìm các sự kiện về tên và chèn thêm tiêu đề được thay đổi, tuy nhiên có một cách đơn giản hơn: Sử dụng lệnh ^& trong giá trị Replace With.

Lệnh ^& sẽ làm cho công cụ Find and Replace chèn đoạn văn bản trong mục Find What vào sau tên của bạn. Trong ví dụ tên đơn giản vừa rồi, bạn có thể sử dụng các thiết lập dưới đây:

Find What: John Doe

Replace With: ^&, MCSE

Bạn có thể sử dụng kỹ thuật này để chèn một đoạn văn bản vào trước và sau một chuỗi đang tồn tại từ trước.

3. Chèn biểu đồ so sánh vào worksheet

Excel là một ứng dụng rất thông minh trong việc lập biểu đồ, tuy nhiên đôi khi bạn lại không muốn sử dụng tất cả các thứ đó mà chỉ muốn so sánh các giá trị một cách trực quan. Cho ví dụ, trang bảng tính hiển thị trong hình A liệt kê số sản phẩm được bán bởi mỗi người. Vì danh sách trên vẫn ngắn nên bạn có thẻ nhìn thoáng qua và phát hiện ra rằng người có tên Bill đã bán được nhiều sản phẩm nhất và Kate bán được ít nhất. Nếu tất cả những gì bạn cần là nhanh chóng tìm ra đâu là giá trị cao nhất và đâu là giá trị thấp nhất trong một danh sách dài thì kiểu hiển thị này không thể giúp bạn so sánh các giá trị. Đây là lúc bạn sử dụng biểu đồ vạch để tạo so sánh trực quan. Trông chúng có vẻ phức tạp nhưng là kết quả của hàm REPT() trong Excel.
Trong ô C2, chúng tôi đã nhập vào hàm dưới đây:

=REPT(”|”,B2)

Sau đó chúng tôi đã copy hàm này vào C3:C9. Các kết quả sẽ cho phép bạn có được phép so sánh trực quan mỗi giá trị với nhau. Đây là một mẹo rất hay và dễ thực hiện, kết quả thu được rất rõ ràng.

Hình A: Sử dụng hàm REPT() để tạo một biểu đồ so sánh trực quan

Đọc thêm »